무역 담당자를 위한 전화응대 영어
포워더와 통관사에서 급하게 걸려 온다. 항차와 컨테이너 번호처럼 영문과 숫자가 섞인 정보를 소리로 주고받아야 한다.
이 조합의 조건
- 말 상대해외 공급사
- 발화 길이짧게 주고받는다
- 준비 가능제한적
- 언어영어
이 업무에서 이 자리가 나오는 지점
업무 흐름을 먼저 늘어놓고 그중 이 상황이 들어가는 지점을 표시한다. 여기서부터 수업이 시작된다.
포워더 선복 협의
성수기에 선복과 운임을 놓고 조건을 맞춘다. 대안 항로와 출항 주기를 알고 말해야 협의가 된다.
선적 서류 불일치 정정
인보이스와 패킹리스트의 수량·중량이 어긋났을 때 어느 서류를 기준으로 맞출지 정한다. 순서를 잘못 잡으면 통관이 막힌다.
신용장 조건 불일치 처리
은행이 지적한 항목을 개설 의뢰인 쪽과 조율한다. 서류 한 줄의 표기 차이로 대금 지급이 멈추는 자리다.
선적 지연 통보
지연 사유와 새 출항·도착 예정일, 상대 쪽 일정에 생기는 영향을 한 번에 전한다. 나눠 전하면 불신이 쌓인다.
어떤 순서로 말하는가 — 전화응대
무엇을 먼저 말하고 무엇을 뒤로 미루는지가 이 상황의 핵심이다. 그 기준을 단계로 나눠 본다.
1신원과 용건 확정
누구인지, 무슨 건인지 먼저 확정한다. 이 단계를 건너뛰면 통화 내내 엉뚱한 전제로 말하게 된다.
2되묻기
못 알아들은 구간을 지정해 되묻는다. 전체를 다시 말해 달라고 하면 같은 속도로 돌아온다.
3숫자·철자 복창
금액·수량·날짜·철자는 반드시 되읽어 확인한다. 전화에서 생기는 사고는 거의 여기서 난다.
4보류와 연결
확인이 필요할 때 보류하고 다시 잡는 절차를 정해 둔다. 즉답하려다 틀리는 것보다 낫다.
5마무리 요약
합의된 것과 다음 연락 방법을 한 줄로 정리하고 끊는다. 요약 없이 끊으면 서로 다르게 기억한다.
무역 업무에 얹으면 · 숫자와 날짜가 문장의 중심에 선다. 책임 소재를 흐리지 않으면서 거래를 이어가야 해서 사실과 판단을 나눠 말한다.
실제로 걸리는 구간
실력이 늘어도 이 구간은 따로 다루지 않으면 그대로 남는다. 습관에 가깝기 때문이다.
번호를 잘못 받는다
영문과 숫자가 섞인 번호는 전화에서 가장 자주 틀린다. 복창 절차를 고정하지 않으면 사고가 난다.
즉답 압박을 받는다
지금 결정해 달라는 요구에 확인 없이 답하게 된다. 보류하고 다시 거는 표현이 필요하다.
이 상황 공통
숫자를 들었다고 생각했는데 자릿수가 다르다. 복창 절차가 없으면 이 오류는 잡히지 않는다.
어긋나면 · 서류와 말이 어긋나면 돈이 묶인다. 통관과 대금 결제가 서류 한 줄에 걸려 있어 구두 확인도 문서와 같은 무게를 가진다.
8주 동안 다루는 것
아래는 기본 구성이다. 현재 상태와 일정에 따라 순서와 비중을 상담에서 조정한다.
| 주차 | 전화응대 구조에서 다루는 것 | 무역 업무에서 가져오는 재료 |
|---|---|---|
| 1주 | 신원·용건 확인 정형 문장 | 진행 상황 요약 — 여러 건을 한 번에 훑어 보고하는 압축 표현. |
| 2주 | 되묻기 세 단계 만들기 | 사실과 책임 분리 — 확인된 사실만 먼저 말하고 책임 논의는 뒤로 미루는 표현. |
| 3주 | 숫자·철자·날짜 복창 | 보상 범위 제한 — 보상 논의를 열되 범위를 한정해 두는 표현. |
| 4주 | 보류·연결·콜백 안내 | 현장 확인 질문 — 공장이나 창고에서 보면서 묻는 짧은 확인 문장. |
| 5주 | 소음과 끊김 속에서 핵심 잡기 | 조건 전제 확인 — 어느 인코텀즈 조건을 전제로 말하는지 먼저 맞추는 문장. |
| 6주 | 곤란한 요청 받아넘기기 | 운임·조건 되묻기 — 견적에 무엇이 포함되고 빠졌는지 확인하는 질문 묶음. |
| 7주 | 통화 마무리 요약하기 | 대안 일정 제시 — 안 되는 일정 대신 되는 일정을 붙여 말하는 구조. |
| 8주 | 무작위 시나리오 통화 점검 | 서류 항목 지목 — 어느 서류의 어느 항목인지 오해 없이 가리키는 말. |
이 언어라서 달라지는 것 — 영어
같은 상황이라도 언어에 따라 걸리는 지점이 다르다. 아래는 이 언어에서 특히 자주 나오는 문제다.
전화는 강세와 연음이 가장 심하게 뭉치는 자리다. 숫자와 알파벳은 한 번에 알아듣기 어려우므로 복창을 기본 절차로 넣는다.
영어 서신은 약어가 많다. 서류 약어를 소리로 들었을 때 바로 풀리지 않으면 통화에서 막힌다.
이 언어가 놓이는 자리
본사·바이어·협력사가 서로 모국어가 다를 때 기본으로 쓰이는 공통어. 상대가 원어민이 아닌 자리가 더 많다.
직역이 만드는 문제
문장은 맞는데 어조가 세게 들리는 경우가 가장 많다. 직역한 부탁과 거절이 명령과 통보로 읽힌다.
소리에서 갈리는 것
강세가 놓이는 자리에 따라 뜻이 갈린다. 인도·동남아·유럽 억양이 섞인 자리에서는 발음보다 되묻는 표현이 먼저 필요하다.
무역 전화응대 자리에서 어디가 막히나요
상담에서 무엇부터 다룰지 정합니다. 비용도 이때 안내해 드립니다.
수업 진행
1상담 신청
상담을 신청하면 담당자가 현재 업무와 필요한 자리를 먼저 듣습니다. 자료는 그다음에 정합니다.
2현재 상태와 업무 확인
현재 말하기 수준과 업무 난도를 함께 봅니다. 둘 사이 간격이 클수록 기초 구간이 먼저 필요합니다.
3강사 배정과 일정 조율
업무 시간과 시차를 감안해 수업 시간을 정합니다. 일정 변동이 잦은 직무라면 그 점을 먼저 반영합니다.
4첫 수업과 이후 조정
첫 수업에서 방향을 맞춘 뒤 정기적으로 진행 상황을 확인합니다. 변경은 그때그때 반영합니다.
비용은 고정된 한 가지가 아닙니다. 언어·횟수·강사 유형이 바꾸는 요인이며, 실제 금액은 상담에서 확인해 드립니다.