무역 담당자를 위한 전화응대 일본어
포워더와 통관사에서 급하게 걸려 온다. 항차와 컨테이너 번호처럼 영문과 숫자가 섞인 정보를 소리로 주고받아야 한다.
이 조합의 조건
- 말 상대해외 공급사
- 발화 길이짧게 주고받는다
- 준비 가능제한적
- 언어일본어
실제로 마주치는 업무 장면
이 장면들은 서로 이어져 있다. 하나를 다루면 다음 장면에서 쓸 말이 같이 정리된다.
클레임 접수와 회신
파손이나 수량 부족이 접수되면 사실 확인과 보상 범위 논의를 분리해 말한다. 붙여서 말하면 인정으로 읽힌다.
신용장 조건 불일치 처리
은행이 지적한 항목을 개설 의뢰인 쪽과 조율한다. 서류 한 줄의 표기 차이로 대금 지급이 멈추는 자리다.
선적 지연 통보
지연 사유와 새 출항·도착 예정일, 상대 쪽 일정에 생기는 영향을 한 번에 전한다. 나눠 전하면 불신이 쌓인다.
선적 서류 불일치 정정
인보이스와 패킹리스트의 수량·중량이 어긋났을 때 어느 서류를 기준으로 맞출지 정한다. 순서를 잘못 잡으면 통관이 막힌다.
이 자리에서 말을 세우는 구조 — 전화응대
무엇을 먼저 말하고 무엇을 뒤로 미루는지가 이 상황의 핵심이다. 그 기준을 단계로 나눠 본다.
1신원과 용건 확정
누구인지, 무슨 건인지 먼저 확정한다. 이 단계를 건너뛰면 통화 내내 엉뚱한 전제로 말하게 된다.
2되묻기
못 알아들은 구간을 지정해 되묻는다. 전체를 다시 말해 달라고 하면 같은 속도로 돌아온다.
3숫자·철자 복창
금액·수량·날짜·철자는 반드시 되읽어 확인한다. 전화에서 생기는 사고는 거의 여기서 난다.
4보류와 연결
확인이 필요할 때 보류하고 다시 잡는 절차를 정해 둔다. 즉답하려다 틀리는 것보다 낫다.
5마무리 요약
합의된 것과 다음 연락 방법을 한 줄로 정리하고 끊는다. 요약 없이 끊으면 서로 다르게 기억한다.
무역 업무에 얹으면 · 숫자와 날짜가 문장의 중심에 선다. 책임 소재를 흐리지 않으면서 거래를 이어가야 해서 사실과 판단을 나눠 말한다.
실제로 걸리는 구간
실력이 늘어도 이 구간은 따로 다루지 않으면 그대로 남는다. 습관에 가깝기 때문이다.
번호를 잘못 받는다
영문과 숫자가 섞인 번호는 전화에서 가장 자주 틀린다. 복창 절차를 고정하지 않으면 사고가 난다.
즉답 압박을 받는다
지금 결정해 달라는 요구에 확인 없이 답하게 된다. 보류하고 다시 거는 표현이 필요하다.
이 상황 공통
되묻는 표현이 하나뿐이라 두 번째부터 쓸 말이 없다. 같은 표현을 반복하면 상대가 지친다.
어긋나면 · 서류와 말이 어긋나면 돈이 묶인다. 통관과 대금 결제가 서류 한 줄에 걸려 있어 구두 확인도 문서와 같은 무게를 가진다.
8주 진행 구성
아래는 기본 구성이다. 현재 상태와 일정에 따라 순서와 비중을 상담에서 조정한다.
| 주차 | 전화응대 구조에서 다루는 것 | 무역 업무에서 가져오는 재료 |
|---|---|---|
| 1주 | 신원·용건 확인 정형 문장 | 서류 항목 지목 — 어느 서류의 어느 항목인지 오해 없이 가리키는 말. |
| 2주 | 되묻기 세 단계 만들기 | 운임·조건 되묻기 — 견적에 무엇이 포함되고 빠졌는지 확인하는 질문 묶음. |
| 3주 | 숫자·철자·날짜 복창 | 사실과 책임 분리 — 확인된 사실만 먼저 말하고 책임 논의는 뒤로 미루는 표현. |
| 4주 | 보류·연결·콜백 안내 | 보상 범위 제한 — 보상 논의를 열되 범위를 한정해 두는 표현. |
| 5주 | 소음과 끊김 속에서 핵심 잡기 | 현장 확인 질문 — 공장이나 창고에서 보면서 묻는 짧은 확인 문장. |
| 6주 | 곤란한 요청 받아넘기기 | 지연 통보 뼈대 — 사유·새 일정·영향·대안을 순서대로 놓는 말하기 틀. |
| 7주 | 통화 마무리 요약하기 | 진행 상황 요약 — 여러 건을 한 번에 훑어 보고하는 압축 표현. |
| 8주 | 무작위 시나리오 통화 점검 | 대안 일정 제시 — 안 되는 일정 대신 되는 일정을 붙여 말하는 구조. |
이 언어에서 특히 걸리는 것 — 일본어
아래 내용은 언어 자체의 성격에서 나온다. 노력으로 줄이는 것이 아니라 알고 피하는 쪽이 빠르다.
전화에서 쓰는 겸양 표현이 따로 있다. 회사명과 이름을 대는 순서, 자리를 비웠다는 안내가 거의 정해진 문장이다.
일본 쪽 거래는 사전 확인 절차가 촘촘하다. 확정 전 단계임을 밝히는 표현을 쓰지 않으면 확정으로 받아들여진다.
소리에서 갈리는 것
어순은 한국어와 가까워 말은 빨리 붙지만, 장음·촉음·탁음이 뭉개지면 다른 단어가 된다. 읽을 때 맞아도 말할 때 틀리는 구간이 있다.
격식을 만드는 장치
경어 체계가 문장 전체를 바꾼다. 존경어·겸양어·정중어를 섞어 쓰면 상대가 위치를 잘못 읽는다. 사내와 사외에서 쓰는 말이 갈린다.
이 언어가 놓이는 자리
본사·거래처와 직접 주고받는 자리에서 쓰인다. 통역을 끼면 관계가 멀어진다고 보는 문화가 남아 있어 담당자가 직접 말하는 경우가 많다.
무역 전화응대 자리에서 어디가 막히나요
상담에서 무엇부터 다룰지 정합니다. 비용도 이때 안내해 드립니다.
수업 진행
1상담 신청
직무와 언어, 급한 일정이 있다면 그 일정까지 남겨 주십시오. 우선순위를 잡는 데 쓰입니다.
2현재 상태와 업무 확인
지금 하는 업무와 그 안에서 외국어를 쓰는 자리를 정리합니다. 쓰는 용어 목록도 이때 받습니다.
3강사 배정과 일정 조율
요청하신 조건에 맞는 강사 배정이 가능한지 확인하고, 가능한 요일과 시간대를 조율합니다.
4첫 수업과 이후 조정
첫 수업 뒤 진행 방식이 맞는지 확인합니다. 맞지 않으면 구성이나 배정을 다시 봅니다.
비용은 고정된 한 가지가 아닙니다. 언어·횟수·강사 유형이 바꾸는 요인이며, 실제 금액은 상담에서 확인해 드립니다.