구매조달 담당자를 위한 전화응대 일본어
납기 지연과 긴급 발주로 전화가 온다. 사실 확인과 책임 논의가 한 통화에 섞이기 쉽다.
이 조합의 조건
- 말 상대해외 공급사
- 발화 길이짧게 주고받는다
- 준비 가능제한적
- 언어일본어
실제로 마주치는 업무 장면
먼저 장면을 고르고 그다음에 표현을 붙인다. 표현부터 외우면 쓰이는 자리를 찾지 못한다.
단가 인하 협의
물량 약속과 단가를 교환 조건으로 놓는다. 일방적으로 내려 달라고만 하면 품질이 따라 내려간다.
납기 지연 대응
지연 사유를 확인하고 대안 일정과 책임 범위를 논의한다. 사유 확인과 책임 논의를 섞으면 대화가 막힌다.
아래는 같은 직무에서 이 자리와 맞물려 돌아가는 장면입니다. 하나를 다루면 다른 쪽에서 쓸 말이 같이 정리됩니다.
견적 요청 조건 정리
사양과 수량, 납기, 결제 조건을 오해 없이 적는다. 한 항목이 빠지면 견적이 다른 기준으로 돌아온다.
어떤 순서로 말하는가 — 전화응대
단계를 건너뛰면 상대가 되묻는다. 되묻는 횟수가 줄어드는 것이 이 훈련의 첫 효과다.
1신원과 용건 확정
누구인지, 무슨 건인지 먼저 확정한다. 이 단계를 건너뛰면 통화 내내 엉뚱한 전제로 말하게 된다.
2되묻기
못 알아들은 구간을 지정해 되묻는다. 전체를 다시 말해 달라고 하면 같은 속도로 돌아온다.
3숫자·철자 복창
금액·수량·날짜·철자는 반드시 되읽어 확인한다. 전화에서 생기는 사고는 거의 여기서 난다.
4보류와 연결
확인이 필요할 때 보류하고 다시 잡는 절차를 정해 둔다. 즉답하려다 틀리는 것보다 낫다.
5마무리 요약
합의된 것과 다음 연락 방법을 한 줄로 정리하고 끊는다. 요약 없이 끊으면 서로 다르게 기억한다.
구매조달 업무에 얹으면 · 요구 조건을 빠뜨리지 않고 말하는 것이 먼저다. 같은 기준으로 견적을 받아야 비교가 되기 때문이다.
여기서 대개 막힌다
여기서 걸리는 것은 대개 준비 부족이 아니라 구조 문제다. 구조를 바꾸면 같은 어휘로도 통한다.
사실 확인 전에 책임을 묻는다
먼저 따지면 공급사가 방어적으로 답해 원인 파악이 늦어진다.
대안 요청을 못 한다
안 되는 것만 확인하고 끊으면 대안이 남지 않는다.
이 상황 공통
숫자를 들었다고 생각했는데 자릿수가 다르다. 복창 절차가 없으면 이 오류는 잡히지 않는다.
어긋나면 · 조건을 흐리게 전하면 견적이 서로 다른 기준으로 온다. 비교 자체가 불가능해져 처음부터 다시 돌려야 한다.
8주 진행 구성
8주는 한 바퀴를 도는 기준이다. 더 길게 갈지 짧게 압축할지는 상담에서 정한다.
| 주차 | 전화응대 구조에서 다루는 것 | 구매조달 업무에서 가져오는 재료 |
|---|---|---|
| 1주 | 신원·용건 확인 정형 문장 | 현장 확인 질문 — 공장에서 보면서 묻는 짧은 확인 문장. |
| 2주 | 되묻기 세 단계 만들기 | 평가 결과 전달 — 점수와 근거를 함께 전하는 말하기 틀. |
| 3주 | 숫자·철자·날짜 복창 | 교환 조건 제시 — 물량이나 기간을 주고 단가를 받는 구조로 말하기. |
| 4주 | 보류·연결·콜백 안내 | 기준 밝히기 — 절감액·불량률 같은 수치의 산정 기준을 먼저 말하기. |
| 5주 | 소음과 끊김 속에서 핵심 잡기 | 납기 확인 표현 — 약속 일정과 여유 일정을 구분해 묻는 문장. |
| 6주 | 곤란한 요청 받아넘기기 | 시정 요구 — 무엇을 언제까지 어떻게 고쳐 달라고 말하는 구조. |
| 7주 | 통화 마무리 요약하기 | 대안 요청 — 조건이 맞지 않을 때 다른 안을 끌어내는 질문. |
| 8주 | 무작위 시나리오 통화 점검 | 요구 조건 나열 — 사양·수량·납기·결제 조건을 빠짐없이 전하는 순서. |
이 언어에서 특히 걸리는 것 — 일본어
언어마다 격식을 만드는 장치가 다르다. 그 장치를 모르면 내용이 맞아도 관계가 틀어진다.
전화에서 쓰는 겸양 표현이 따로 있다. 회사명과 이름을 대는 순서, 자리를 비웠다는 안내가 거의 정해진 문장이다.
일본 공급사는 사양 변경에 민감하다. 변경 사실과 범위를 먼저 밝히지 않으면 협의가 처음으로 돌아간다.
이 언어가 놓이는 자리
본사·거래처와 직접 주고받는 자리에서 쓰인다. 통역을 끼면 관계가 멀어진다고 보는 문화가 남아 있어 담당자가 직접 말하는 경우가 많다.
직역이 만드는 문제
한국어를 그대로 옮기면 단정이 너무 강해진다. 단정을 피하고 여지를 남기는 어미가 기본값이다.
소리에서 갈리는 것
어순은 한국어와 가까워 말은 빨리 붙지만, 장음·촉음·탁음이 뭉개지면 다른 단어가 된다. 읽을 때 맞아도 말할 때 틀리는 구간이 있다.
구매조달 전화응대 자리에서 어디가 막히나요
상담에서 무엇부터 다룰지 정합니다. 비용도 이때 안내해 드립니다.
수업 진행
1상담 신청
상담을 신청하면 담당자가 현재 업무와 필요한 자리를 먼저 듣습니다. 자료는 그다음에 정합니다.
2현재 상태와 업무 확인
실제로 받는 질문과 자주 쓰는 표현을 먼저 모읍니다. 수업 자료는 이 목록을 기준으로 맞춥니다.
3강사 배정과 일정 조율
직무 배경과 다루는 상황에 맞춰 배정 가능 여부를 확인한 뒤 시간대를 맞춥니다.
4첫 수업과 이후 조정
첫 수업으로 시작점을 확정하고, 급한 일정이 생기면 해당 주차를 앞으로 당겨 잡습니다.
수업료를 이 페이지에 적어 두지 않는 이유는 구성에 따라 달라지기 때문입니다. 상담에서 조건과 함께 안내합니다.